反腐敗・不正・資金不正使用防止規程｜Anti-Corruption, Fraud, and Misuse of Funds Policy

1.目的および基本方針

Kamakura Sustainability Institute（以下、KSI）は、誠実性、透明性、説明責任において最高水準を維持することを約束します。本規程は、助成金や寄付金を含む資金の腐敗、不正、贈収賄、不適切な使用を一切認めない「ゼロ・トレランス」の方針を定めるものです。

2.適用範囲

本規程は、KSIを代表して活動するすべての理事、職員、および業務委託者に適用されます。

3.用語の定義

  • 腐敗行為: 委ねられた権限を私的利益のために乱用する行為。

  • 不正行為: 金銭的または個人的利益を得る目的で、意図的に欺く行為または不作為。

  • 資金の不正使用: 承認された予算、契約、または組織目的に反したKSI資源の使用。

なお、利益相反の具体的な開示・回避手続きについては、別途定めるConflicts of Interest Policyによる。

4.禁止行為

以下の行為は、いかなる場合も禁止されます。

  • 贈収賄、リベート、便宜供与

  • 財務記録の改ざんまたは虚偽記載

  • 資金や資産の無断使用

  • 判断に影響を与えるおそれのある贈答品や便益の受領

贈答品や接待を受領する場合は、社会通念上相当な範囲かつ低頻度にとどめ、判断に影響を与えることを意図した、またはその外観を生じさせるものであってはなりません。

5.財務統制および責任体制

KSIは、組織規模に見合った適切な財務統制を維持します。具体的な承認プロセスおよび職務分掌の詳細は、KSI財務規程（Finance Policies and Procedures）に定めるところによります。

同規程では、プロジェクトマネージャー・事務局・代表理事という別々の三者によるthree-party dual-approval（four-eye）体制が定められており、単独の担当者が取引の開始から完了までを一手に担うことがないようにしています。

6.助成金・寄付金の使用

助成金および寄付金は、契約条件、承認された予算、および報告要件に従い、当初の目的のためにのみ使用されなければなりません。

7.通報および内部通報者保護

腐敗、不正、または資金の不適切な使用が疑われる場合は、指定された方法により速やかに報告されなければなりません。KSIは、誠意をもって通報した者に対する報復を禁止します。

8.調査および是正措置

報告された事案は、速やかに機密性を保って調査されます。違反が確認された場合、懲戒処分、契約解除、資金回収、法的措置などが講じられることがあります。

9.教育および周知

KSIは、本規程について職員および業務委託者への周知を行い、特に財務管理に関与する者に対して必要な指導を行います。

10.見直しおよび改定

本規程は、組織運営や国際的ベストプラクティスの変化を踏まえ、定期的に見直しおよび改定されます。

通報・相談窓口

本規程に関連する懸念事項または違反の疑いについては、KSIのWhistleblowing Policy（内部通報規程）に定める通報窓口（内部通報フォームを通じて特別顧問が受け付ける仕組み。特別顧問が対象の場合は代表理事への通常の相談経路）を通じて報告するものとします。KSIは、誠意ある通報を行った者に対する報復を禁止し、すべての通報を機密性および適切性をもって取り扱います。

制定日：2026年9月1日

一般社団法人鎌倉サステナビリティ研究所

代表理事　青沼 愛

Article 1 (Purpose and Commitment)

Kamakura Sustainability Institute (KSI) is committed to the highest standards of integrity, transparency, and accountability. This policy establishes zero tolerance for corruption, fraud, bribery, or misuse of funds, including donor and grant resources.

Article 2 (Scope of Application)

This policy applies to all board members, staff, and contracted personnel acting on behalf of KSI.

Article 3 (Definitions)

  • Corruption: Abuse of entrusted power for private gain.

  • Fraud: Any intentional act or omission designed to deceive for financial or personal benefit.

  • Misuse of Funds: Use of KSI resources for purposes inconsistent with approved budgets, agreements, or organizational objectives.

The specific procedures for disclosing and managing conflicts of interest are governed by KSI's separate Conflicts of Interest Policy.

Article 4 (Prohibited Conduct)

The following actions are strictly prohibited:

  • Bribery, kickbacks, or facilitation payments

  • Falsification or manipulation of financial records

  • Unauthorized use of funds or assets

  • Acceptance of gifts or benefits that may influence decision-making

Any gifts or hospitality accepted shall be modest, infrequent, and shall not be intended to, or appear to, influence decision-making.

Article 5 (Financial Controls and Responsibilities)

KSI maintains financial controls proportionate to its size. The specific approval procedures and segregation of duties are set out in KSI's Finance Policies and Procedures.

That policy establishes a three-party dual-approval (four-eye) system involving the project manager, the Secretariat, and the Representative Director, so that no single person has end-to-end control over financial transactions.

Article 6 (Use of Donor and Grant Funds)

Donor and grant funds shall be used solely for their intended purposes and in compliance with donor agreements, budgets, and reporting requirements.

Article 7 (Reporting and Whistleblower Protection)

Any suspected corruption, fraud, or misuse of funds shall be reported promptly through designated channels. KSI prohibits retaliation against individuals who report concerns in good faith.

Article 8 (Investigation and Corrective Action)

All reported concerns shall be reviewed promptly and confidentially. Confirmed violations may result in disciplinary action, termination of contracts, recovery of funds, and/or legal action as appropriate.

Article 9 (Training and Awareness)

KSI shall promote awareness of this policy among staff and contractors and provide guidance as appropriate, particularly for those involved in financial management.

Article 10 (Review and Amendment)

This policy shall be reviewed periodically and updated as necessary to reflect changes in organizational operations or international best practices.

Reporting and Contact Point

Any concerns or suspected violations related to this policy shall be reported through the reporting channel designated in KSI's Whistleblowing Policy (the internal reporting form reviewed by the Special Advisor; or, where the Special Advisor is the subject of a report, the ordinary consultation channel to the Representative Director). KSI prohibits retaliation against individuals who raise concerns in good faith and will handle all reports confidentially and appropriately.

Enactment Date: September 1, 2026

Kamakura Sustainability Institute

Ai Aonuma, Representative Director